Whistleblowing Code of Practice

etyka

Sygnaliści, demaskatorzy ( whistleblowers) w polskim systemie akademickim są szczególnie narażeni na mobbing a mimo to nie ma dla nich specjalnego kodeksu i  procedur zabezpieczających.

Jak to wygląda  w innych krajach ?

przykład – The University of Warwick (UK)

Whistleblowing Code of Practice

The University has a responsibility to manage itself legally, efficiently and fairly in the wider public interest and for the benefit of its staff, students, customers and collaborators.  This requires a free flow of information about serious shortcomings in any of its activities so that appropriate action may be taken.

This whistleblowing code makes provision for staff or students or anyone contractually connected with the University to raise concerns about serious malpractice within the University and to do so with the knowledge that their action will be viewed positively and that they will be protected from victimization…..

3.    To whom should a report be made?

A serious concern should normally be reported to the relevant Head of Department, or in the case of suspected theft or fraud to the Internal Auditor.  Where this is not felt to be appropriate, a report may be made orally or in writing to any one of the following:  the Chair of Council, the Vice-Chancellor, the Registrar, the University Senior Tutor.

In extreme circumstances where none of the above is appropriate a report may be made to the Chair of the Audit Committee.

4.    What will happen next?

(a)    The recipient of the complaint in conjunction with one other senior colleague will undertake or commission whatever preliminary investigations and consultations are necessary to establish whether or not a further and formal enquiry should be instigated.

(b)    If it is decided not to establish a formal enquiry, the complainant shall be informed in writing with reasons within 20 working days of receipt of the complaint.

(c)    If further investigation is deemed necessary by the recipient of the initial report and senior colleague, it shall be organised by the Registrar unless he/she is the subject of the complaint in which case the Vice-Chancellor shall act. The investigation may be conducted by an outside agency such as a firm of solicitors or accountants, or by a small group of senior academic and lay members of the University.

(d)    The investigating body will report its findings to the recipient of the initial report and he/she shall

(i)    take no further action save to inform the complainant of the decision and reasons for it

or    (ii)    refer the matter to the police in the case of alleged criminal

activities

or    (iii)    refer the matter for appropriate action within existing

University procedures

or    (iv)    refer the matter to the University Council.

5.    Confidentiality

Where requested, the identity of the whistleblower will be protected.  There may be circumstances, however, where it will not be possible to proceed without revealing the whistleblower’s identity, for example if the whistleblower’s evidence is needed at a disciplinary or court hearing.  Should this be the case, the matter will be discussed with the whistleblower at the earliest opportunity.

6.    Protection of whistleblowers

The Public Interest Disclosure Act 1998 provides protection for the whistleblower against subsequent victimization by his/her employer.

A disclosure made within the University will be protected under the Act if the whistleblower has an honest and reasonable suspicion that malpractice has or is likely to occur.  A disclosure made externally (e.g. to the Police, media or MP) will be protected if the following additional tests are met:

(a)    that the whistleblower honestly and reasonably believes the information and any allegation contained in it are substantially true.

(b)    that the disclosure has not been made for personal gain.

(c)    that the concern has first been raised with the employer unless the whistleblower reasonably believes:

(i)    that he/she will be victimized or that there will be a cover-up

or    (ii)    that the matter is exceptionally serious.

Protection under the Act does not extend to students and other non-employees.  The University, however, is wholly committed to the protection of all bona fide whistleblowers whatever their status and will regard any subsequent victimization as a disciplinary offence.

7.    Anonymous Complaints

Anonymous complaints do not fall within this procedure.

8.    Malicious Allegations

False and malicious allegations may be treated as a disciplinary offence.

9.    Independent Review

When all internal procedures have been exhausted the complainant, if dissatisfied with the outcome, may ask for the matter to be referred for independent review.  The independent review shall be conducted by a person or persons appointed by the Council on the nomination of the President of The Law Society.

The purpose of the independent review will be:

(a)    to rule on whether the University’s internal investigation has been properly handled

(b)    where it is judged that the investigation was properly handled, to rule on whether the response to the complaint was reasonable in all the circumstances.

The powers of the person or persons conducting the independent review will include making binding recommendations of the following nature:

(c)    ordering a further internal investigation

(d)    ordering the University to reconsider the findings of the investigation.

Additionally, there shall be power to:

(e)    make non-binding observations relating to the substantive complaint for the institution to consider

(f)    rule, in appropriate cases, that

(i)    the complainant was actuated by malice, or some other personal or improper motive, and whether the complainant should be required to make a contribution to the costs incurred in external review

(ii)    the complaint was without substance or merit, and whether the complainant should be required to make a contribution to the costs incurred in external review.

(g)    The independent review will not entail oral hearings, but the reviewer will have the power to interview the complainant or any other persons, including those who had been involved in the handling of the complaint.  New evidence or relevant material will be considered at the discretion of the reviewer, but will normally be admitted only if it had not been reasonably available at the earlier stages of the internal investigation.

(h)    The report of the independent review will be submitted to the Vice-Chancellor, to the Council and the Audit Committee….

EUROPEJSKI KODEKS POSTĘPOWANIA DLA MEDIATORÓW

mediacja3EUROPEJSKI KODEKS POSTĘPOWANIA DLA MEDIATORÓW

Niniejszy kodeks postępowania określa szereg zasad, do przestrzegania których poszczególni mediatorzy mogą się dobrowolnie, na swoją własną odpowiedzialność zobowiązać. Jest on przewidziany dla wszystkich rodzajów postępowania mediacyjnego w sprawach cywilnych i handlowych.

Organizacje oferujące usługi mediacyjne mogą również podjąć takie zobowiązanie poprzez zwrócenie się do mediatorów działających pod ich auspicjami z prośbą przestrzeganie kodeksu.

Organizacje mają możliwość udostępnienia informacji dotyczących środków podejmowanych na rzecz przestrzegania kodeksu przez poszczególnych mediatorów poprzez, na przykład, szkolenia, ocenę i nadzór.

Dla celów kodeksu mediacja określana jest jako każde postępowanie, w którym dwie lub więcej stron zgadzają się na wyznaczenie trzeciej strony, zwanej dalej mediatorem”, mającej pomóc stronom w samodzielnym rozwiązaniu sporu poprzez osiągnięcie porozumienia, niezależnie od tego jak ten proces może być nazwany lub powszechnie określany w poszczególnych państwach członkowskich.

Stosowanie kodeksu pozostaje bez uszczerbku dla ustawodawstwa krajowego oraz przepisów regulujących poszczególne zawody.

Organizacje oferujące usługi mediacyjne mają możliwość opracowania bardziej szczegółowych kodeksów, dostosowanych do ich szczególnego kontekstu lub rodzajów świadczonych usług mediacyjnych, jak również w odniesieniu do konkretnych dziedzin, takich jak mediacje rodzinne lub konsumenckie.

  1. KOMPETENCJE I WYZNACZANIE MEDIATORÓW  
  1. Kompetencje

    Mediatorzy posiadają kompetencje i wiedzę w zakresie procesu mediacji. Istotne znaczenie mają odpowiednie szkolenia i stała aktualizacja uzyskanej wiedzy teoretycznej i praktycznej w dziedzinie mediacji, przy uwzględnieniu wszelkich istotnych standardów lub programów akredytacyjnych.

    2.Wyznaczanie

      Mediator przeprowadza konsultacje ze stronami celem wyboru odpowiednich terminów postępowania mediacyjnego. Przed przyjęciem nominacji mediator upewnia się, że posiada odpowiednie wykształcenie i kompetencje do jej prowadzenia oraz, na wniosek stron, ujawnia informacje dotyczące swojego wykształcenia i doświadczenia.

      3.Reklama/promocja usług mediacyjnych

      Mediatorzy mogą promować swoje usługi, jednak muszą to robić w sposób  profesjonalny, uczciwy i godny.

      2.NIEZALEŻNOŚĆ I BEZSTRONNOŚĆ  

      1. Niezależność i neutralność

        Mediatorowi nie wolno podejmować czynności przed ujawnieniem wszelkich okoliczności, które mogą podważać jego niezależność lub powodować konflikt interesów, albo też mogą być postrzegane jako takie. Bez ujawnienia tych okoliczności nie wolno mu także kontynuować wcześniej podjętych czynności.

        Obowiązek ujawniania takich informacji obowiązuje przez cały okres trwania postępowania mediacyjnego.

        Okoliczności takie obejmują:

        wszelkie osobiste lub biznesowe stosunki z jedną ze stron,

        wszelkie interesy finansowe lub inne, bezpośrednio lub pośrednio związane z wynikiem mediacji, lub

        mediator, lub inny przedstawiciel jego firmy, występowali w roli innej niż mediatora na rzecz jednej ze stron.

        W takich przypadkach mediator może przyjąć lub kontynuować mediację jedynie pod warunkiem, że jest pewien, że jest w stanie przeprowadzić mediację przy zachowaniu pełnej niezależności i neutralności, w celu zagwarantowania pełnej bezstronności oraz przy wyraźnej zgodzie stron.

        2.Bezstronność

        Mediator cały czas działa i stara się być postrzegany jako działający z zachowaniem bezstronności w stosunku do stron oraz stara się dbać w równej mierze o interesy wszystkich stron w procesie mediacji.

        3. POROZUMIENIE MEDIACYJNE, PROCEDURA, UGODA MEDIACYJNA I PŁATNOŚCI

        1.Procedura

        Mediator upewnia się, że strony mediacji rozumieją, czym charakteryzuje się proces mediacji oraz jaka jest w nim rola mediatora i stron.

        W szczególności mediator upewnia się, że przed rozpoczęciem mediacji strony zrozumiały i wyraźnie zgodziły się na warunki porozumienia mediacyjnego, uwzględniając w szczególności wszelkie stosowne przepisy odnoszące się do obowiązku zachowania poufności spoczywającym na mediatorze i stronach.

        Na wniosek stron porozumienie mediacyjne sporządza się na piśmie.

        Mediator prowadzi postępowanie w odpowiedni sposób, biorąc pod uwagę okoliczności sprawy, w tym ewentualną słabszą pozycję niektórych stron oraz zasadę państwa prawnego, wszelkie życzenia, które strony mogą wyrazić oraz potrzebę szybkiego rozstrzygnięcia sporu. Strony mogą uzgodnić z mediatorem, na podstawie zbioru zasad lub w inny sposób, sposób prowadzenia mediacji.

        Mediator, jeżeli uzna to za stosowne, może wysłuchać strony osobno.

        2.Sprawiedliwy proces

        Mediator gwarantuje stronom odpowiednie możliwości udziału w postępowaniu mediacyjnym.

        W stosownych przypadkach mediator informuje strony i może zakończyć postępowanie mediacyjne, jeżeli:

        zostaje osiągnięta ugoda, którą mediator uzna za niewykonalną lub bezprawnąw świetle okoliczności sprawy oraz kompetencji mediatora do dokonania takiej oceny, lub

        mediator uznaje, że jest mało prawdopodobne, że kontynuowanie mediacji doprowadzi do ugody.

        3.Zakończenie postępowania mediacyjnego

        Mediator podejmie wszelkie właściwe środki w celu zapewnienia, aby wszystkie  porozumienia były zawierane przez strony za ich świadomą zgodą opartą na wiedzy oraz aby wszystkie strony rozumiały warunki ugody.

        Strony mogą wycofać się z mediacji w każdym momencie bez podania uzasadnienia. Mediator może, na wniosek stron oraz w granicach swoich kompetencji, udzielić stronom informacji dotyczących metod sformalizowania ugody oraz możliwości nadania ich ugodzie klauzuli wykonalności.

        4.Płatności

        W przypadkach, gdy nie zostało to wcześniej określone, mediator musi zawsze dostarczyć stronom pełnych informacji dotyczących metody wynagrodzenia, którą ma zamiar zastosować. Mediator nie zgadza się na mediację przed zaakceptowaniem przez wszystkie zainteresowane strony zasad dotyczących jego wynagrodzenia. 

        5.POUFNOŚĆ

        Mediator utrzymuje w tajemnicy informacje pojawiające się w związku z procesem mediacyjnym, w tym fakt, że mediacja ma się odbyć lub że się odbyła, chyba żprawo stanowi inaczej lub ze względu na zasady porządku publicznego. Wszelkie informacje ujawnione jako poufne mediatorom przez jedną ze stron nie będą ujawniane innym stronom bez zgody strony, która ujawniła informacje, chyba że prawo stanowi inaczej.